Rekrytoinnin tietosuojaseloste
Päivitetty 25.1.2019
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Mtech Digital Solutions Oy (”jäljempänä Mtech”) käsittelee Mtechille työhakemuksen jättäneiden henkilöiden henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen, Suomen lainsäädännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarpeen vaatiessa. Tiedotamme muutoksista vain, jos ne ovat merkittäviä tai sovellettava laki niin edellyttää.
1.Rekisterinpitäjä
Mtech Digital Solutions Oy
Urheilutie 6
01301 Vantaa
Mtechin tietosuojavastaava vastaa suoraan tietosuojaan liittyvissä asioissa.
Tietosuojavastaavan yhteystieto on tietosuoja@www.mtech.fi
2.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste
Mtech käsittelee hakijoiden henkilötietoja rekrytoinnin
toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin tarkoituksena on valita
työnhakijoiden joukosta Mtechin tarpeisiin sopivat henkilöt.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Mtechin oikeutettujen etujen toteuttaminen. Mtechin oikeutetut edut perustuvat Mtechin ja työnhakijan väliseen asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy työnhakijan jättäessä Mtechille työhakemuksen. Työnhakijoiden henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi.
3.Käsiteltävät henkilötiedot
Mtech käsittelee seuraavia henkilötietoja työnhakijoista:
- nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite ja sähköpostiosoite;
- koulutus-, työkokemus ja muu osaamistausta;
- työnhakijan oma kuvaus osaamisestaan ja soveltuvuudestaan tehtävään, sekä palkkatoive;
- työnhakijan oma-aloitteisesti toimittamat suosituskirjeet tai suosittelijoiden nimet, asema ja yhteystiedot;
- työnhakijan oma-aloitteisesti antamat vapaamuotoiset tiedot, kuten tiedot perhesuhteista, harrastuksista, luottamustoimista, elämäntilanteesta, jne.;
- rekrytointiin osallistuvien henkilöiden mahdollisesti kirjoittamat yhteenvedot työnhakijasta ja mahdolliset yhteenvedot työnhakijan ilmoittamien suosittelijoiden antamista lausunnoista
Mtech käsittelee hakemuksensa lähettäneiden työnhakijoiden
henkilötietoja itse rekrytointiprosessiin osallistuvien esimiesten ja
asiantuntijoiden toimesta. Lisäksi Mtech saattaa luovuttaa
rekrytointiprosessissa työnhakijoiden henkilötietoja myös
tytäryhtiöidensä, Neviso Oy:n ja Biocode Oy:n, käyttöön
rekrytointitarkoituksissa.
4.Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Mtech ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
5.Henkilötietojen säilytysaika
Mtech käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin
ajan, jonka jälkeen Mtech säilyttää henkilötietoja kahden vuoden ajan.
Jos työnhakija valitaan tehtävään, Mtech siirtää rekrytointiprosessin aikana kerätyt perustiedot ja muut työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot Mtechin henkilöstörekisteriin.
6.Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Mtech huolehtii henkilötietojen tietoturvallisuudesta asianmukaisilla
hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Mtech on rajannut
henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin
kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Työnhakijan henkilötietoja
sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä
henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Mtechin käsittelemiä henkilötietoja sisältävät järjestelmät ja tietokannat sijaitsevat palvelimilla, joita Mtech säilyttää lukituissa tiloissa, ja joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja työtehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Mtech on suojannut palvelimet ja tietoverkot asianmukaisella palomuurilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Palvelintilat on suojattu kulunvalvontajärjestelmillä.
7.Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Työnhakijalla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen
liittyvällä perusteella koska tahansa vastustaa henkilötietojensa
käsittelyä. Jos työnhakija vastustaa henkilötietojensa käsittelyä,
johtaa se siihen, että Mtech ei voi käsitellä työnhakijan työhakemusta,
eikä Mtech voi siten ottaa työnhakijaa huomioon rekrytoinnissa.
Työnhakijan on esitettävä vastustamista koskeva vaatimuksensa kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Työnhakijan on pyynnön esittämisen yhteydessä yksilöitävä se henkilökohtainen erityiseen tilanteeseensa liittyvä peruste, jonka nojalla hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (esimerkiksi, että työnhakija ei ole enää kiinnostunut kyseisestä työpaikasta). Mtech voi pyytää työnhakijaa varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan vaatimustaan ennen pyynnön toteuttamista. Mtech voi myös kieltäytyä työnhakijan pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Mtech ilmoittaa kyseisen perusteen työnhakijalle.
8.Rekisteröidyn muut oikeudet
Työnhakijalla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:
- saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus);
- vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai henkilötietojensa täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun työnhakija odottaa vastausta henkilötietojensa oikaisemista koskevaan pyyntöön).
Työnhakijan on tehtävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Mtech voi pyytää työnhakijaa varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöään ennen pyynnön toteuttamista. Mtech voi myös kieltäytyä työnhakijan pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Mtech ilmoittaa kyseisen perusteen työnhakijalle.
9.Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle
valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Mtech ei ole käsitellyt
henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
10.Päätöksenteko ja profilointi
Rekrytointisivustolla kerätään erilaista analytiikkatietoa. Tätä tietoa käytetään tilastotietojen keräämiseen palvelun käytöstä ja mainonnan mittaamiseen sekä auttamaan palvelun kehittämisessä. Analytiikkatietoa kerätään seuraavasti:
Google Analytics: Google Incin (Google) ylläpitämä web-analytiikkapalvelu, jonka avulla seuraamme sivustomme käyttöä ja kävijämääriä. Katso lisää Google Analyticsin tietosuojasta: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi)
11.Evästekäytännöt
Mtechin rekrytointisivustolla käytetään evästeitä eli cookie-toimintoja. Eväste on internet-selaimen käyttäjän laitteelle tallentama pieni tiedosto. Käyttämällä rekrytointisivustoa hyväksyt evästeiden käytön. Lisää evästeistä voit lukea täältä (https://www.viestintavirasto.fi/kyberturvallisuus/palveluidenturvallinenkaytto/evasteet.html). Rekrytointisivustolla käytettävät evästeet eivät tallenna käyttäjästä henkilökohtaista dataa. Evästeitä käytetään ainoastaan mahdollisimman sujuvan palvelukokemuksen tarjoamiseksi sekä analytiikkatarkoituksiin.